Электронная подпись для бухгалтерии

Не хочу звонить, мне проще написать

Квалифицированная электронная подпись для электронного документооборота с контрагентами

Для начала отметим, что юридически значимый документооборот можно организовать не только с внешними партнерами, но и внутри организации как таковой. Почему мы категорически «ЗА» повсеместное использование электронных подписей, если речь идет о предпринимательской деятельности.

Дело в том, что мы неоднократно сталкивались в судебных разбирательствах с тем, что на первичных документах отсутствовали подписи уполномоченных лиц, либо же подпись  лица, подписавшего первичный документ, оспаривалась, так как якобы документ был подписан с превышением полномочий.

Во избежание подобных казусов, действующее законодательство, применительно к электронным подписям установило две презумпции.

• Во-первых, с точки зрения юридической, документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, считаются равнозначными документам, подписанным собственноручно на бумажном носителе. Не трудно догадаться, что использование электронной подписи и организация электронного документооборота с поставщиками и покупателями значительно сокращает время на обмен юридически значимыми документами. Мы забываем о почтовых отправлениях, курьерах и поездках по клиентам для подписания/сбора документов с синими печатями как на товары, работы и услуги, так и на полномочия подписантов. Само собой сокращаются и прочие организационные расходы на бумагу, принтеры, картриджи, ведение бумажного архива первичных документов.
• Во-вторых, и это вторая презумпция -  владелец квалифицированной электронной подписи, ни при каких обстоятельствах, не может отказаться от нее, если она была проставлена на электронно документе. Дело в том, что согласно действующему законодательству лицо, на которое оформлена электронная подпись, возлагается обязанность хранить носитель, содержащий КЭП, от доступа третьих лиц.

Как следствие, двух вышеозначенных презумпций, в случае подписания документа КЭП, вопрос определения личности подписанта в юридическом споре значительной мере становится делом техники. И никаких тебе судебных экспертиз, затягивающих процесс на месяц и более.

Квалифицированная электронная подпись для работы с программами 1С

В настоящее время, практически все программы 1С имеют модули, позволяющие не только организовать электронный документооборот, но и принимать первичные документы к учету в электронной форме. Это удобно, когда документ, со всеми реквизитами сразу встает к учету. Кроме того, это совершенно исключает человеческий фактор, и связанные с ним ошибки. А это становится все более и более актуально, с учетом автоматизации налогового администрирования, которое предъявляет повышенные требования не только к качеству первичных документов и счетов – фактур, в частности, но и к качеству работы бухгалтеров на «первичке». И, наконец, последнее по очередности, но не последнее по важности.

Внедрение электронного документооборота решает две важные для предпринимателя задачи:

• увеличивается скорость обработки и увеличивается объем первичных документов, которые могут быть обработаны бухгалтером, и там, где раньше требовалось несколько бухгалтеров, сегодня может справить один. А предпринимателями не приходится жертвовать качеством работы бухгалтерии, ради экономии на заработной плате и зарплатных налогах, сокращаемого персонала. В наше непростое время, КЭП становится одним из решений, направленных на оптимизацию хозяйственной деятельности налогоплательщиков.
• значительно повышается ответственность специалистов бухгалтерии за то, что они делают, поскольку они прекрасно понимают, что электронную подпись, привязанную к их персональным данным, «топором не вырубить», свалить ответственность на другого бухгалтера тоже никак не получится.

Таким образом, предприниматели смогут «убить двух зайцев» - сократить затраты на часть персонала за ненадобностью, и повысить качество работы с документацией за счет персонализации ответственности. И последнее, уже практически стало общим место использование спецоператоров либо сайта ФНС РФ для сдачи отчетности через интернет.

Вопрос сдачи отчетности через спецоператоров и пункты коллективного доступа, каковым является и ТЭРРА-Консалтинг, понятен и привычен.

• Мы же протестировали сервис сдачи отчетности через интернет с сайта ФНС РФ. Дело в том, налоговый орган заявляет о возможности отправки деклараций в налоговый орган без приобретения платного программного обеспечения.
• Первым делом мы скачали программу «налогоплательщик ЮЛ», которая позволяет подготовить и передать в налоговую инспекцию различные документы и отчеты.
• Подготовили в ней отчет и сформировали контейнер для отправки его в инспекцию.
• Но это только полдела. Прежде чем, перейти к сервису сдачи налоговой, бухгалтерской отчетности на сайте ФНС, необходимо зарегистрировать на данном сайте вашу электронную подпись.
• Скажем, что задача эта оказалась не из простых, и нам пришлось привлекать для ее решения нашего администратора.
• Регистрация КЭП осуществляется также специальным сервисом – регистрация ТКС, опять же на сайте ФНС.

Если вы успешно справились с регистрацией КЭП на ТКС, то вашей электронной подписи будет присвоен идентификатор, после чего вы сможете сдать отчет в налоговую. В дальнейшем, вам не придется повторять эту операцию, вплоть до истечения срока действия ключа ЭП.